GİZLİLİK POLİTİKASI
1. AYDINLATMA METNİ VE GENEL KAPSAM
İşbu Gizlilik Politikası ve Kişisel Veriler metni, DernekSoft (Bundan sonra "Platform" olarak anılacaktır) tarafından ticari ve idari faaliyetlerini dijitalleştirmek isteyen dernek, vakıf ve STK’lara (Müşteri) sunulan yönetim otomasyonu, e-dönüşüm altyapısı ve web sitesi hizmetlerinin sunumu aşamalarında elde edilen verilerin kullanımına ilişkin hüküm ve koşullar ile verilerin işlenme şekilleri hakkında kullanıcıları bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Platform’u kullanan, ziyaret eden veya hizmet alan her gerçek ve tüzel kişi, bu metindeki şartları, yasal süreler ve üyelik süresi boyunca verilerinin işlenmesine, kaydedilmesine, saklanmasına, analiz edilmesine, sınıflandırılmasına ve aktarılmasına açıkça izin ve onay verir.
2. ELDE EDİLEN VERİLERİN DETAYLI SINIFLANDIRILMASI
DernekSoft, hizmetlerin sunulabilmesi ve optimize edilebilmesi adına aşağıdaki verileri kapsamlı olarak toplar ve kaydeder:
Kayıt ve Hizmet Bilgileri: Platform’a üye olurken sağlanan ad-soyad, telefon numarası, e-posta adresi ve parola bilgileri. Üçüncü şahıs hesapları (Google vb.) ile kayıt olunması durumunda, bu hesaplara ait kimlik doğrulama verileri.
Resmi Kurumsal Veriler: Müşteri Hizmet Sözleşmesi kapsamında paylaşılan nüfus cüzdanı fotokopisi, dernek merkezi adres bilgileri, kira sözleşmesi veya ilgili adresin resmi merkez olduğunu gösterir her türlü belge.
Fatura ve Finansal Detaylar: Ödeme süreçlerinde sağlanan ticaret unvanı, vergi dairesi, vergi numarası ve seçilen ödeme türüne ait kredi kartı numarası, son kullanım tarihi ve banka hesap bilgileri gibi finansal ayrıntılar.
Muhasebe ve Operasyonel Veriler: Platform üzerindeki ön muhasebe araçlarına eklenen faturalar, borç-alacak tutarları, cari hesap bilgileri, nakit akışı verileri ve dernek üyelerinin bakiye bilgileri.
Kullanım ve Log Verileri: Platform’a her erişimde toplanan; hangi alanlara tıklandığı, işlemlerin ne zaman gerçekleştirildiği, kaynak IP adresleri, internet hizmet sağlayıcıları, görüntülenen HTML sayfaları ve zaman damgaları.
Aygıt ve Sistem Verileri: Hizmetlere erişmek için kullanılan cihazın IP adresi, işletim sistemi sürümü, cihaz türü, sistem ve performans bilgileri ile tarayıcı bilgileri.
İradi Paylaşılan Veriler: Başka bağlamlarda (destek talepleri, anketler vb.) gönderdiğiniz kişisel bilgi ya da veriler.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Toplanan tüm bilgiler; hizmetlerin sunulması, üyelik hesaplarının yönetimi, faturalandırma süreçlerinin takibi, sistem performansının ölçülmesi ve veri tabanının zenginleştirilerek sunulan hizmetin iyileştirilmesi amaçlarıyla kullanılır. Ayrıca güvenlik denetimleri, tanıtım etkinlikleri, araştırma ve analiz faaliyetleri kapsamında anonimleştirilerek kullanılabilir.
4. VERİ SORUMLUSU VE İŞLEYEN AYRIMI (YASAL ZIRH)
Veri Sorumlusu: Sisteme kaydedilen dernek üyelerine ve bağışçılara ait kişisel verilerin 6698 sayılı KVKK uyarınca asıl sorumlusu doğrudan MÜŞTERİ (Dernek) kurumudur.
Veri İşleyen: DernekSoft, teknik altyapıyı sağlayan "Veri İşleyen" sıfatını haiz olup, bu metinde açıkça belirtilmeyen veya Müşteri tarafından kontrolsüzce sisteme girilen veriler için herhangi bir sorumluluk kabul etmez.
İçerik Denetimi: DernekSoft'un kullanıcıya ait olan ve kullanıcı tarafından doldurulması/yönetilmesi gereken kısımlardan ve içeriklerden denetleme sorumluluğu bulunmamaktadır.
5. FİNANSAL GÜVENLİK VE KARA PARA İLE MÜCADELE
Platform üzerinden yönetilen veya takip edilen tüm bağış ve aidat işlemlerinin kaynağı, yasallığı ve 5549 sayılı Kanun (Kara Para Aklamanın Önlenmesi) çerçevesindeki uyumu tamamen MÜŞTERİ'nin yükümlülüğündedir. DernekSoft, bu fonların transferine aracılık etmez, fonları denetlemez ve finansal suçlar kapsamında hiçbir idari veya cezai sorumluluk üstlenmez.
6. ÇEREZ (COOKIE) POLİTİKASI VE TÜRLERİ
Zorunlu Çerezler: Platformun düzgün çalışması, güvenliğin sağlanması ve sahte işlemlerin önlenmesi için gereken sistem yönetim çerezleridir.
Analiz ve Performans Çerezleri: Kullanıcı etkileşimlerini analiz ederek platformu geliştirmemizi sağlar.
İşlev Çerezleri: Dil tercihi ve "Beni Hatırla" gibi kullanıcı deneyimini özelleştiren verileri saklar.
Hedefleme ve Reklam Çerezleri: İlgi alanlarına yönelik içerik sunmak için kullanılır.
7. VERİLERİN SAKLANMASI, YEDEKLEME VE İMHA SÜREÇLERİ
Saklama Süresi: Kişisel veriler, yasal zorunluluklar veya meşru amaçlar (üyelik süresi, yasal zamanaşımı vb.) devam ettiği sürece muhafaza edilir.
Yedekleme: Sistem genel yedeği ayda bir (1) kez alınır. Kritik operasyonel verilerin düzenli olarak panelden dışa aktarılması (export) ve güvenli saklanması tamamen MÜŞTERİ’nin sorumluluğundadır.
İmha: İşleme amaçları ortadan kalkan veriler, mevzuata uygun olarak re’sen veya talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
8. VERİ SAHİBİNİN YASAL HAKLARI (KVKK MADDE 11)
Her veri sahibi; verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, yurt içi/yurt dışı aktarılan tarafları bilme, eksik/yanlış verilerin düzeltilmesini isteme, silinmesini/yok edilmesini isteme ve zarara uğraması halinde giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. Bu haklar ücretsiz olarak DernekSoft iletişim kanalları üzerinden kullanılabilir.